Neukunde anlegen

Allgemeine Vorbereitung

WICHTIG:

!!! Bestellung/Testanfrage auf Echtheit überprüfen !!!

• Wenn eine Bestellung im System erfasst wird kann es sein, dass Daten von anderen Personen missbraucht werden, um an ein Konto ran zu kommen
• Es kann ja auch sein, dass er/sie nichts bestellt hat und jemand seine Daten missbraucht, daher fragen wir lieber nach.
• Prüfe zuersteinmal die E-Mailadresse. Handelt es sich um *@gmx.de, *@gmail.com usw. Adressen (kostenfreie E-Maildienste) sei VORSICHTIG!!
• Im Zweifelsfall sprich dich mit einem Kollegen ab(!)
• Handelt es sich um eine Testanfrage arbeite nach der Anleitung für Testkonto anlegen
• Neubestellungen werden IMMER zurück gerufen(!)... außer:

• Die Person ist intern bekannt oder
• Hat bereits ein Konto und will eine andere Software testen

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Telefonverifizierung

• Rufe den Kunden an

• Bestätige ihm bestenfalls seine Bestellung. Dabei merkt man ja meist schon ob eben diese Person bestellt hat.
• Wenn Software installiert werden soll: Fragen, auf welcher Domain (wenn mehrere)
• Frage auch gleich, auf welche Domain das SSL Zertifikat ausgestellt werden soll (wenn mehrere)
• Des weiteren sagen, dass wir die Zugangsdaten gleich fertig machen und verschicken

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Bestellung durchführen

- Bestellung durchführen, wenn einer der folgenden Punkte erfüllt ist:

1. Bestellung telefonisch verifiziert (Telefonisch erreicht oder Kd hat sich vorab telefonisch gemeldet)
2. Kd hat bei Gambio bestellt
3. Kunde ist bereits Kunde (Siehe: Kundenkonto im Bahnhof anlegen)
4. Kunde hatte ein Testkonto

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Bestellung analysieren

Prüfe die Bestellung und speichere dir alle wichtigen Daten ggfs. in einer TXT-Datei

• Domains
• Optionale Features
• SSL Zerifikat
• Abbuchung
• Zusatzwünsche
• usw.

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Kundenkonto im Bahnhof anlegen

• Rufe folgende Adresse auf: https://bahnhof.estugoianer.de/ und logge dich ein. (Naja eigentlich solltest Du schon eingeloggt sein.)
• Prüfe ob der Kunde schon ein Konto hat - gib im Suchfeld den Namen und/oder die Firma ein
• Wenn Daten bereits vorhanden sind und alles identisch ist (Firmenname/Anschrift/Bankdaten usw.), kann das Konto für einen weiteren Vertrag genutzt werden
• Ist der Kunde nicht im Bahnhof eingetragen:

• Klicke auf Menüpunkt "Kunden"
• Dann: "Aktionen" und auf "neuen Kunden anlegen"

Gib alle Daten ein, die in der Bestellung (Ticket im OTRS) sind

Stammdaten

• ACHTUNG:Keine Leerzeichen HINTER oder VOR dem Namen Angaben aus dem OTRS übernehmen! (Da wo sie hingehören natürlich schon.)
• ACHTUNG:Vorwahl bei Telefonnummer immer:
  • +49- für Deutschland
  • +41- für Schweiz
  • +43- Österreich usw.

Abrechnung

• Berechnungsgrundlage:
  • Wenn der Kunde aus Deutschland ist: Brutto.
  • Außerhalb von Deutschland nur mit UstID oder Land nicht in der EU (z.B. Schweiz) Netto
• Rechnungsversand und Zahlweise so lassen

Kontakt

• Achte auf korrkte E-Mail Adresse denn dorthin gehen die Rechnungen usw.
• Telefonnummer im Format +49-vorwahl-rufnummer

Notizen

• Hier hinein kommt die Pin, oder der akkreditierte Dienstleister

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Kunde und Abo in Plesk anlegen

• In der Maschinenliste (Letztepreis.de) einen geeigneten Plesk-Server suchen und Kundenbelegung aktualisieren
  • Dazu in https://letztepreis.estugo.net/wp-admin/ anmelden
  • Auf wpDataTables gehen
  • Tabelle Shared vServer Auslastung auswählen
  • Den Eintrag des gewählten Servers (meist der Frauenname) suchen und die Anzahl um 1 erhöhen
  • Speichern und schließen

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Plesk

• Rufe den Server im Browser unter Servername.estugo.de auf (Servername durch den Servername ersetzen!)
• Logge Dich mit KeePass ein
• Gehe in die Ansicht "Kunden" und dort "+ Kunden hinzufügen"

Kunde

ACHTUNG: Keine Umlaute in den Benutzern oder der Domain oder Passwörtern nutzen!! (Statt müller z.B mueller etc. ) ---

Kontaktdaten

• Name des Kontakts bitte mit Kundennummer aus dem Bahnhof
• Achte auf die korrekte E-Mail Adresse

Zugang zu Plesk

• Benutzername:orientier Dich am Firmen, bzw. Domainnamen des Bestellers. Vorname/Nachname hat sich nicht bewährt(!)
• Passwort "GENERATE" und dann anzeigen lassen
• Benutzername und Passwort in einer Textdatei zwischenspeichern! Wird für die Zugangsdatenmail an den Kunden benötigt!

Abonnement

• Domainname ist IMMER folgendes Format:

www.[benutzername].[servervorname].hostkraft.de

Service-Paket

• Siehe Bestellung

Zusätzliche Abonnementeinstellungen

• IP und IPv6 musst Du nicht anpassen
• Anmeldenamen für Systembenutzer: Nimm hier bitte die exakt gleichen Daten die Du bereits weiter oben für den Zugang zu Plesk definiert hast.

Folgende Daten solltest du Dir jetzt gespeichert haben:

musterfirma.servervorname.hostkraft.de

benutzername

Passwort

• Kunde hinzufügen

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Domainregistrierung

1. Öffne die Providerbox https://partner.providerbox.com
2. Prüfe ob die Domain noch frei ist -> einfach Domain auf der Startseite bei "Geben Sie eine Domain ein" eingeben und auf "In den Warenkorb" klicken.
3. Ist die Domain frei? Klicke auf "Weiter"
4. Owner-C?

   • Suche nun entweder den bestehenden Domainkontakt im Suchfeld unter "Owner-C". Für bestehende Kunden bei denen der Vertrag erweitert wird IMMER das bestehende Handle nehmen!
   • Wenn Handle nicht vorhanden: Lege ein neues Handle an via Klick auf den Button neben dem Suchfeld
   • Befülle die Kundendaten in der Maske "Geben Sie nachfolgend die Daten zum neuen Handle an."
     • Hat der Kd eine Firma angegeben immer "Firma" auswählen
     • WICHTIG: IMMER das Land prüfen! I.d.R. ist es Deutschland
     • Bestätige das Handle mit einem Klick auf "Handle anlegen"

5. Klicke "weiter"
6. . IP-Adresse für Webserver und Mailserver vergeben

   • die IP-Adresse findest du im Abo des Kunden bei Plesk oder im Keepass

7. Überprüfe die Bestellung der Domain

   • Domainname & Endung
   • Handles
   • Nameserver (Sollte i.d.R Interner Nameserver (ns1.estugo-webhosting.com) sein)
   • IP Adresse nochmal überprüfen

8. Domainbestellung in Auftrag geben

   • Klicke auf "Auftrag verbindlich abschicken"

9. Prüfe die E-Mails von der Providerbox, die E-Mails werden immer an Info@estugo.de geschickt

   • Status: Registrierung erfolgreich! [REG OK].]

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Domain im Abo des Kunden hinzufügen

1. Melde dich im erstellen Abo des Kunden an
2. Klicke unter "Webseites u. Domains" auf "Neue Domain" hinzufügen
3. Trage die Domain ein die registriert oder transferiert werden soll

   • Domain OHNE WWW eintragen !!!
   • Hostingtyp immer Website-Hosting
   • Dokumentenstamm immer /httpdocs
   • Bevorzugte Domain IMMER domain.tld

4. Wenn eine Domain transferiert werden soll, musst du hier erstmal nichts weiter machen

(Später wird dann eine Anleitung für den Kunden geschickt, nach der Zugangsdaten E-Mail, siehe unten)

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SSL Zertifikat bestellen

1. SSL können wir erst installieren, sobald die Domain registiert wurde und zur Verfügung steht oder die Domain vom alten Anbieter umgezogen wurde.
2. PositiveSSL (kostenpflichtig oder Inklusiv)

   Ein kostenpflichtiges SSL-Zertifikat für eine durch uns bezogene Domain beziehst Du vollautomatisch in folgendem Tool:

   • Melde Dich mit Deinen Zugangsdaten im SSL Tool (https://ssltool.dogado.net/login) an
   • Klicke auf "Zertifikat hinzufügen"
   • Gib im Feld "Domain"den Domainnamen ein für den das SSL-Zertifikat ausgestellt werden soll.
   • SSL Typ: sectigo
   • "Renew" auswählen
   • Abschicken

   Das Zertifikat wird nun ausgestellt und im Plesk des Kundenabos automatisch für die Domain installiert

• Denke daran die Notiz in der Abrechnung zu setzen dass Du ein SSL kostenlos od. kostenpfl. ausgestellt hast.

Let's Encrypt

Nur für Subdomains und nur, wenn der Kunde es wünscht ODER Du eine Installation auf der Subdomain vorgenommen hast.

1. Melde dich im Abo des Kunden an
2. Suche die Domain, klicke im Shortcut-Bereich auf die Funktion "SSL/TLS_Zertifikate"
3. Klicke unterhalb der Option Kostenloses Basiszertifikat von Let's Encrypt installieren auf "Installieren"
4. Wähle aus dass Domain und www. geschützt werden sollen
5. Klicke auf "Kostenlos nutzen"
6. Das Zertifikat wird jetzt automatisch bezogen, installiert und verlängert

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Abrechnungmail an die Buchhaltung

1. Im OTRS auf "Tickets" klicken

   "Neues Telefon Ticket" auswählen

   • Kundennutzer : Dein Kürzel
   • An Queue: Buchhaltung Abrechnung
   • Betreff: Name und Kundennummer aus dem Bahnhof (oberste Zeile) kopieren und einfügen

   Der Betreff lautet immer "Abrechnung, Bestellung Kundenname + Kundennummer" z.B. Abrechnung, Bestellung Hans die Bohne K99999

   • Text:

   Kunde/Kundennummer: gleichen Text einfügen

   Server:: Den Servername eintragen

   Domain: / ##.##.2016 / inkl.

   Domains aber nur eintragen, wenn welche registriert wurden

   Tarif:

   Kopiere dir die Zahlungsdaten immer aus der Bestellung

   ################## DAS IST NUR EIN BEISPIEL

   Tarifpreis: 9.99 EUR (pro Monat)

   Einrichtungskosten (einmalig): 0.00 EUR

   Rechnungsbetrag*: 59.94 EUR

   Abrechnung: halbjaehrlich

   Zahlungsweise: Lastschrift

2. Ggf. Vermerk rein schreiben (wird von der Buchhaltung im Vertrag mit aufgenommen), sofern Installationen von Software oder SSL aussteht oder gemacht wurde, z.B.

   ^tt ##.##.2016:

   Kd wünscht Shopinstallation Shopware

   oder

   ^ew ##.##.2016:

   PositiveSSL bestellt, keine Domain angegeben

3. Schicke die E-Mail ab

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Zugangsdaten an den Kunden verschicken

1. Gehe zurück ins OTRS. Dort ins Bestellticket und klicke oben im Feld "antworten" und wähle "Ihre Zugangsdaten bei ESTUGO!" aus
2. Trage nun für alle Textteile mit "####" die Daten wie Server, Benutzer, Passwort Subdomain ein

   • Achtung, bei Server muss immer wwwXX.estugo.de stehen, nur die Subdomain hat wwwXX.hostkraft.de !!!

3. Entferne nicht benötigte Vorlagen

   • z.B. SSL Zertifikat
   • z.B. Domainregistrierung
   • z.B. SEPA-Lastschrift

4. Wenn der Kunde die Zahlungsweise Lastschrift wünscht, lasse den Anhang "Lastschrift.pdf" drin (In Vorlage enthalten):
5. Wenn der Kd eine Software Installation wünscht, lasse das Ticket mit einem Vermerk offen

   • Ansonsten, sofern NICHTS mehr anliegt, wähle bei "Nächster Status des Tickets:" -> geschlossen

Domaintransfer

Wenn der Kunde Domains transferiert haben möchte, schicke eine zweite E-Mail, klicke rechts neben dem Ticket auf "Domaintransfer - eine Domain" oder "Domaintransfer - mehrere Domains"

Je nachdem ob der Kunde EINE Domain oder MEHRERE Domains zu uns umziehen möchte.

• Hat der Kd keine Domains angegeben, nutze folgende Vorlage

Sie haben uns noch keine zu registrierende(n) oder transferierende(n) Domain(s) genannt. Bitte nennen Sie uns Ihre Domain(s), damit wir diese für Sie registrieren oder im Falle eines Transfers, Ihrem Konto vorab zuweisen können.

Wenn Domains registriert werden sollen, so nutzen Sie bitte unser Formular unter http://www.estugo.de/domains . Bitte geben Sie bei Fragen zur Bestellung mit an, dass es sich um die im Tarif enthalte Inklusiv-Domain handelt.

Wenn die Domains von einem anderen Provider übernommen werden sollen, dann richten Sie bitte vor der Domainübernahme Ihr Konto ein (E-Mail Adressen, Postfächer, Domainweiterleitungen). Bitte kopieren Sie alle für Sie relevanten Dateien (z.B. Ihren Shop, Blog, Forum) auf unseren FTP Server. Bitte vergessen Sie nicht Ihre E-Mails beim alten Provider zu sichern.

Sobald Sie alles eingerichtet und hochgeladen haben, schicken Sie das Providerwechsel Formular an Ihren Provider. Für den Transfer von .de, .com, .net, .org, .info und .biz Domains werden Auth-Codes benötigt, diese erhalten Sie in der Regel mit der Kündigungsbestätigung.

Bitte schicken Sie das Providerwechsel Formular erst ab, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie wirklich alles eingerichtet/gesichert haben. Das Formular können Sie hier herunterladen: http://www.estugo.de/providerwechsel-formular

Wenn Sie die Freigabe oder Kündigungsbestätigung, sowie den Auth-Code der Domain(s) von Ihrem alten Provider erhalten haben, geben Sie uns bitte per E-Mail Bescheid, gerne werden wir den Domaintransfer dann umgehend für Sie einleiten.

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Software Installation

Wenn Installationen (Shopsoftware) oder sonst etwas aussteht, lasse das Ticket offen

• Verschiebe es nach "Nacharbeitung"
• Hinterlege ggf. eine Notiz mit dem was fehlt
• Gebe das Ticket frei

• Ansonsten schließe das Ticket