Neukunde anlegen

Allgemeines

!!! Bestellung/Testanfrage auf Echtheit überprüfen !!!

1. Neubestellunegn werden IMMER zurück gerufen

- IMMER, außer die Person ist intern bekannt oder hat bereits ein Konto und will eine andere Software testen

- Handelt es sich um eine Testanfrage arbeite nach der Anleitung für Testkonto anlegen

2. Wenn eine Bestellung im System erfasst wird kann es sein, dass Daten von anderen Personen missbraucht werden, um an ein Konto ran zu kommen

- prüfe die E-Mailadresse, handelt es sich um @gmx.de, @gmail.com usw. Adressen (kostenfreie E-Maildienste) sei VORSICHTIG!!

- Bestellung freischalten wenn einer der folgenden Punkte erfüllt ist:

1. Bestellung Telefonisch verifiziert (Telefonisch erreicht, Kd hat sich vorab gemeldet)

2. Kd hat bei Gambio bestellt (siehe 2.2)

3. Kunde ist bereits Kunde (Siehe Kundenkonto in der Datenbank (Bahnhof) anlegen)

4. Kunde hatte ein Testkonto

2.1 Im Zweifelsfall sprich dich mit einem Kollegen ab.

3. Telefonverifizierung: Rufe den Kunden an und bestätige ihm bestenfalls seine Bestellung. Dabei merkt man ja meist schon ob eben diese Person bestellt hat.

- Es kann ja auch sein, dass er/sie nichts bestellt hat und jemand seine Daten missbraucht, daher fragen wir lieber nach.

- Des weiteren sagen, dass wir die Zugangsdaten gleich fertig machen und verschicken

Bestellung analysieren

1) prüfe die Bestellung und speichere dir alle wichtigen Daten ggfs. in einer TXT-Datei

- Domains

- optinale Features

- SSL Zerifikat

- Abbuchung

- Zusatzwünsche

- usw.

Kundenkonto in der Datenbank (Bahnhof) anlegen

1. Rufe folgende Adresse auf

https://bahnhof.estugoianer.de/ und logge dich ein. (Naja eigentlich solltest Du schon eingeloggt sein.)

2. Prüfe ob der Kunde schon ein Konto hat - gib im Suchfeld den Namen und/oder die Firma ein

- wenn Daten bereits vorhanden sind und alles identisch ist (Firmenname/Anschrift/Bankdaten usw.), kann das Konto für einen weiteren Vertrag genutzt werden

3. Ist der Kunde nicht im Bahnhof eingetragen, klicke auf Menüpunkt "Kunden" und dann rechts unter "Aktionen" auf "neuen Kunden anlegen"

4. Gib alle Daten ein, die in der Bestellung (Ticket im OTRS) sind

Stammdaten

- bitte keine Leerzeichen HINTER oder VOR dem Namen Angaben aus dem OTRS übernehmen! (Da wo sie hingehören natürlich schon.)

- Vorwahl bei Telefonnummer immer +49- für Deutschland oder +41- für Schweiz +43- Österreich usw.

Abrechnung

- Berechnungsgrundlage, wenn der Kunde aus Deutschland ist, dann Brutto.

- Netto außerhalb von Deutschland nur mit UstID oder Land nicht in der EU (z.B. Schweiz)

- Rechnungsversand und Zahlweise so lassen

Kontakt

- Achte auf korrkte E-Mail Adresse denn dorthin gehen die Rechnungen usw.

- Telefonnummer im Format +49-vorwahl-rufnummer

Notizen

- Hier hinein kommt die Pin, oder der akkreditierte Dienstleister

Kunde und Abo in Plesk anlegen

1. in der Maschinenliste einen geeigneten Plesk-Server suchen und Kundenbelegung schonmal aktualisieren -> speichern und schließen

2. Logge Dich als Admin auf dem ausgewählten Server ein

3. Gehe in die Ansicht "Kunden" und dort "+ Kunden hinzufügen"

--- keine Umlaute in den Benutzern oder der Domain oder Passwörtern nutzen!! (Statt müller z.B mueller etc. ) ---

Kontaktdaten

Name des Kontakts bitte mit Kundennummer aus dem Bahnhof

Achte auf die korrekte E-Mail Adresse

Zugang zu Plesk

Nimm einen Benutzernamen der sich am Firmen, bzw. Domainnamen des Bestellers orientiert. Vorname/Nachnae hat sich nicht bewährt

Passwort "GENERATE" und dann anzeigen lassen --> wegspeichern!

Abonnement

Domainname ist IMMER folgendes Format:

www.[benutzername].[servervorname].hostkraft.de

Service-Paket siehe Bestellung

Zusätzliche Abonnementeinstellungen

IP und IPv6 musst Du nicht anpassen

Anmeldenamen für Systembenutzer: Nimm hier bitte die exakt gleichen Daten die Du bereits weiter oben für den Zugang zu Plesk definiert hast.

Folgende Daten solltest du Dir jetzt gespeichert haben

musterfirma.servervorname.hostkraft.de

benutzername

Passwort

4. Kunden hinzufügen

---

Domainregistrierung

1. Öffne die Providerbox https://partner.providerbox.com

2. Prüfe ob die Domain noch frei ist -> einfach Domain auf der Startseite bei "Geben Sie eine Domain ein

" eingeben und auf "In den Warenkorb" klicken.

3. Ist die Domain frei, klicke auf "Weiter"

4. Owner-C?

- Suche nun entweder den bestehenden Domainkontakt im Suchfeld unter "Owner-C". Für bestehende Kunden bei denen der Vertrag erweitert wird IMMER das bestehende Handle nehmen!

- oder lege ein neues Handle an via Klick auf das Button neben dem Suchfeld

- Befülle die Kundendaten in der Maske "Geben Sie nachfolgend die Daten zum neuen Handle an."

-> Hat der Kd eine Firma angegeben immer "Firma" auswählen

-> ganz wichtig, IMMER das Land prüfen, i.d.R. ist es Deutschland

-> bestätige das Handle mit einem Klick auf Handle anlegen

5. Klicke "weiter"

6. IP-Adresse für Webserver und Mailserver vergeben

-> die IP-Adresse findest du im Abo des Kunden bei Plesk oder im Keepass

7. Überprüfe die Bestellung der Domain

-> Domainname & Endung

-> Handles

-> Nameserver (Sollte i.d.R Interner Nameserver (ns1.estugo-webhosting.com) sein)

-> IP Adresse nochmal überprüfen

8. Domainbestellung in Auftrag geben

-> Klicke auf "Auftrag verbindlich abschicken"

9. Prüfe die E-Mails von der Providerbox, die E-Mails werden immer an Info@estugo.de geschickt

-> status: Registrierung erfolgreich! [REG OK].]

10. optional, wenn der Kunde bereits Kunde ist und Domains im Vertrag hat

-> Domain im Plesk hinzufügen, auf /httpdocs oder /html verweisen

-> folgende Vorlage verwenden im OTRS verwenden: Domain registriert -

Domain im Abo des Kunden hinzufügen

1. Melde dich im erstellen Abo des Kunden an

2. klicke unter Webseites u. Domains auf Neue Domain hinzufügen

3. Trage die Domain ein die registriert oder transferiert werden soll

-> Domain OHNE WWW eintragen !!!

-> Hostingtyp immer Website-Hosting

-> Dokumentenstamm immer /httpdocs oder /html

-> Bevorzugte Domain IMMER domain.tld

4. Wenn eine Domain transferiert werden soll, musst du nichts weiter machen, nur später eine Anleitung für den Kunden mit schicken, nach der Zugangsdaten E-Mail, siehe unten

SSL Zertifikat bestellen

1. SSL können wir erst installieren, sobald die Domain registiert wurde und zur Verfügung steht oder die Domain vom alten Anbieter umgezogen wurde.

PositiveSSL (kostenpflichtig oder Inklusiv)

2. Ein kostenpflichtiges SSL-Zertifikat für eine durch uns bezogene Domain beziehst Du vollautomatisch in folgendem Tool

https://ssltool.dogado.net

- Melde Dich mit Deinen Zugangsdaten an

- Gib im Feld "Domain"den Domainnamen ein für den SSL ausgestellt werden soll.

- SSL Typ: sectigo

- Abschicken

2.a Das Zertifikat wird nun ausgestellt und im Plesk des Kundenabos automatisch für die Domain installiert

3. Denke daran die Notiz in der Abrechnung zu setzen dass Du ein SSL kostenlos od. kostenpfl. ausgestellt hast.

Let's Encrypt

1. Melde dich im Abo des Kunden an

2. Suche die Domain, klicke im Shortcut-Bereich auf die Funktion "SSL/TLS_Zertifikate"

3. Klicke unterhalb der Option Kostenloses Basiszertifikat von Let's Encrypt installieren auf "Installieren"

4. Wähle aus dass Domain und www. geschützt werden sollen

5. Klicke auf "Kostenlos nutzen"

6. Das Zert wird jetzt automatisch bezogen, installiert und verlängert

Abrechnungmail an die Buchhaltung

1. Erstelle ein Telefon-Ticket im OTRS

-> von: deiner E-Mailadresse, z.B. ##@estugo.de

-> an: Buchhaltung Abrechnung

2. Der Betreff lautet immer "Abrechnung, Bestellung Kundenname + Kundennummer" z.B. Abrechnung, Bestellung Hans die Bohne K99999

3. Textbaustein einfügen und ausfüllen, zum Beispiel

-> Domains nur eintragen, wenn welche registriert wurden

Kundennummer/Name:

Domain: / ##.##.2016 / inkl.

Tarif:

Serverkennung: www##

-> Kopiere dir die Zahlungsdaten immer aus der Bestellung

################## DAS IST NUR EIN BEISPIEL

Tarifpreis: 9.99 EUR (pro Monat)

Einrichtungskosten (einmalig): 0.00 EUR

Rechnungsbetrag*: 59.94 EUR

Abrechnung: halbjaehrlich

Zahlungsweise: Lastschrift

4. ggf. Vermerk rein schreiben (wird von der Buchhaltung im Vertrag mit aufgenommen), sofern Installationen von Software oder SSL aussteht oder gemacht wurde, z.B.

^tt ##.##.2016:

Kd wünscht Shopinstallation Shopware

oder

^ew ##.##.2016:

PositiveSSL bestellt, keine Domain angegeben

4. schicke die E-Mail ab

Zugangsdaten an den Kunden verschicken

1. Gehe zurück ins OTRS und klicke neben dem Ticket rechts auf "Herzlich Willkommen bei ESTUGO! neu"

2. Trage die Daten wie Server, Benutzer, Passwort Subdomain ein

-> Achtung, bei Server muss immer wwwXX.estugo.de stehen, nur die Subdomain hat wwwXX.hostkraft.de !!!

3. Entferne nicht benötigte Vorlagen

-> z.B. SSL Zertifikat

-> z.B. Domainregistrierung

-> z.B. SEPA-Lastschrift

4. Wenn der Kunde die Zahlungsweise Lastschrift wünscht, lasse den Anhang "Lastschrift.pdf" drin (In Vorlage enthalten)

5. Wenn der Kd eine Software Installation wünscht, lasse das Ticket mit einem Vermerk offen

-> ansonsten, sofern NICHTS mehr anliegt, wähle bei "Nächster Status des Tickets:" -> geschlossen

5.1. Wenn der Kunde Domains transferiert haben möchte, schicke eine zweite E-Mail, klicke rechts neben dem Ticket auf "Domaintransfer - eine Domain" oder "Domaintransfer - mehrere Domains"

-> je nachdem ob der Kd eine Domain oder mehrere zu uns umziehen möchte.

6. Hat der Kd keine Domains angegeben, nutze folgende Vorlage

Sie haben uns noch keine zu registrierende(n) oder transferierende(n) Domain(s) genannt. Bitte nennen Sie uns Ihre Domain(s), damit wir diese für Sie registrieren oder im Falle eines Transfers, Ihrem Konto vorab zuweisen können.

Wenn Domains registriert werden sollen, so nutzen Sie bitte unser Formular unter http://www.estugo.de/domains . Bitte geben Sie bei Fragen zur Bestellung mit an, dass es sich um die im Tarif enthalte Inklusiv-Domain handelt.

Wenn die Domains von einem anderen Provider übernommen werden sollen, dann richten Sie bitte vor der Domainübernahme Ihr Konto ein (E-Mail Adressen, Postfächer, Domainweiterleitungen). Bitte kopieren Sie alle für Sie relevanten Dateien (z.B. Ihren Shop, Blog, Forum) auf unseren FTP Server. Bitte vergessen Sie nicht Ihre E-Mails beim alten Provider zu sichern.

Sobald Sie alles eingerichtet und hochgeladen haben, schicken Sie das Providerwechsel Formular an Ihren Provider. Für den Transfer von .de, .com, .net, .org, .info und .biz Domains werden Auth-Codes benötigt, diese erhalten Sie in der Regel mit der Kündigungsbestätigung. Bitte schicken Sie das Providerwechsel Formular erst ab, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie wirklich alles eingerichtet/gesichert haben. Das Formular können Sie hier herunterladen: http://www.estugo.de/providerwechsel-formular

Wenn Sie die Freigabe oder Kündigungsbestätigung, sowie den Auth-Code der Domain(s) von Ihrem alten Provider erhalten haben, geben Sie uns bitte per E-Mail Bescheid, gerne werden wir den Domaintransfer dann umgehend für Sie einleiten.

Software Installation

1. Wenn Installationen (Shopsoftware) oder sonst etwas aussteht, lasse das Ticket offen

-> verschiebe es nach "Nacharbeitung"

-> hinterlege ggf. eine Notiz mit dem was fehlt

-> gebe das Ticket frei

1.1 ansonsten schließe das Ticket